A holland szolgáltató cégek milliós nagyságrendű árbevételt hagynak elveszni
A professzionális szolgáltató szektorban a cégek az elvégzett munka csaknem 10%-át nem tudják felszámolni ügyfeleiknek. Éves szinten ez több millió Euró veszteséget jelent az árbevételből. Ennek legfőbb oka a projekteken eltöltött órák pontatlan és rendszertelen rögzítése. A másik oka, hogy az alkalmazottak 40%-a gyakran többet dolgozik a projekten, mint amennyit a cég ki tud számlázni, így fizetetlenül túlóráznak. Ezekre a megállapításokra jutott az a kutatás, amelyet a Maconomy szoftver szállító megbízásából a Blauw Research készített több mint 200 marketingkommunikációs ügynökség, ICT tanácsadó, üzleti tanácsadó és mérnöki cég megkérdezésével.
Az órák pontos rögzítése
Az ügyfelekkel, illetve projekteken eltöltött órák pontos elszámolása szinte minden szolgáltató cégnél az alkalmazottak korrekt időrögzítésén múlik. A tapasztalat azt mutatja, hogy ha pontos időnyilvántartást szeretnénk, az alkalmazottaknak minden egyes tevékenység után rögzíteniük kell idejüket. A felmérés szerint az alkalmazottak csaknem fele (44 százalékuk) ezt meg is teszi, viszont nem minden tevékenység után, hanem csak egy héten egyszer.
A megkérdezettek csaknem 2/3-a (63 százalékuk) úgy gondolja nehéz a tevékenységeket meghatározott projekthez vagy ügyfélhez rendelni, így rögzítéseik pontatlanok.
Néha ráadásul a szakemberek tudatosan rögzítenek kevesebb órát. Különösen a marketing szakemberek esetében fordul elő, hogy attól félnek, ha rögzítik összes idejüket, akkor a piachoz képest magas árral kizárják magukat a versenyből.
Támogatás a szervezettől
A tanácsadók 40 százaléka igényli, hogy pontos instrukciókat kapjon a cégvezetéstől az idő rögzítésére vonatkozóan. A cégek majdnem 75%-ánál az alkalmazottaktól elvárják, hogy töltsenek időtáblát, ugyanakkor csak kevesebb mint a cégek fele ellenőrzi, hogy ez valóban megtörténik-e. Így a tisztázatlan feladatok és a visszajelzés hiánya miatt az órák rögzítése folyamatosan pontatlan.
Peter van Haasteren, a Maconomy Benelux ügyvezető igazgatója szerint: “Ez a felmérés azt mutatja, hogy a holland szolgáltató szektor alapvetően nem teljesít alul értékesítés tekintetében, de a cégeknek nincsen pontos rálátásuk az üzleti folyamatokra és a ténylegesen ledolgozott órákra. A megkérdezett tanácsadók több mint 60%-a az ICT-ben dolgozik, ahol az előre megállapított költségvetések a meghatározóak. Ebben a szektorban az emberek nem szívesen töltenek időtáblát, egészen addig, amíg ezzel nem veszélyeztetik a nyereséget. Valójában azonban az történik, hogy a veszteség láthatatlanná válik. A marketingkommunikációs szektorban az alkalmazottak általában fix havi összegért dolgoznak, ezért a tanácsadók kevésbé szégyenlősek óráik rögzítésében. Ebben az iparágban az alkalmazottak általában nem szívesen hívják fel ügyfeleiket, hogy megmondják nekik, hogy a megbeszélt óraszámot túllépték.”
A felmérésből az is kiderül, hogy a cégek a tanácsadók által ledolgozott órák átlagosan 70%-át tudják kiszámlázni ügyfeleiknek. „A vezetőség szerint ennek az aránynak növekednie kell. Ugyanis minek felvenni új alkalmazottakat, amikor a már meglévő alkalmazottaknak többletkapacitása van? A látszat viszont megtévesztő lehet: a tanácsadók leterheltségüket korrekttől a túlterheltig értékelik, és mégsincs elég idejük. Tehát az órák eltűnnek valahol.” – mondja van Haasteren. Mivel a tanácsadók nem rögzítik a ténylegesen ledolgozott órákat, ezért a szolgáltató cégeknek nagyon nehéz pontos árajánlatot adni vagy becsléseket készíteni pl. a várt nyereségről.
A Maconomyról
A Maconomy iparág specifikus üzleti megoldások szállítója világszerte. Megoldásai lehetővé teszik a projektek és folyamatok adminisztrációját és nyomonkövetését. Fő moduljai a következők: pénzügy-számvitel, projekt menedzsment és adminisztráció, erőforrás tervezés és traffic, ügyfélkapcsolat kezelés, emberi erőforrás, készletkezelés és előfizetés. Az üzleti szolgáltatást nyújtó cégeknek – mint a tanácsadók és a marketingkommunikációs ügynökségek – naprakész rálátásuk van folyamataikba, így üzleti működésük optimalizált. A Maconomyval világszerte több mint 90000 felhasználó dolgozik, ügyfelei között megtalálható az Avnet Enterprise Solutions, Lost Boys, Deloitte, Edelman, VODW Marketing, Pricewaterhouse Coopers, KPMG és a Publicis Csoport. A Maconomy A/S 1989-ban alakult, központja Koppenhágában található.